El aporte al INCES se declara trimestralmente en el portal SIGAT, con 2 bases distintas: un 2% patronal sobre los salarios pagados en el trimestre y un 0,5% retenido al trabajador sobre las utilidades que se le paguen. La declaración y el pago van dentro de los primeros 5 días hábiles del trimestre siguiente.
Esa doble base es lo que distingue al INCES (Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista) del resto de las retenciones de nómina, que son mensuales y se calculan sobre un solo concepto. Aquí tienes el proceso completo.
Quién debe declarar ante el INCES
Toda empresa con trabajadores dependientes está obligada a declarar y pagar el aporte patronal al INCES. Adicionalmente, debe retener y declarar el aporte correspondiente a sus trabajadores, calculado sobre un concepto distinto al que aplica para la empresa.
Aporte patronal vs retención al trabajador
| Aporte patronal | Retención al trabajador | |
|---|---|---|
| Porcentaje | 2% | 0,5% |
| Base de cálculo | Total de salarios pagados en el trimestre | Utilidades pagadas al trabajador |
| ¿Se genera todos los trimestres? | Sí | Solo en los trimestres en que hay pago de utilidades |
| Quién lo asume | La empresa | El trabajador (la empresa lo retiene y entera) |
La consecuencia práctica de esa diferencia: en los trimestres sin pago de utilidades, la retención al trabajador puede no generarse, mientras que el aporte patronal se calcula igual sobre los salarios pagados. Una declaración con el renglón de retención en cero no es necesariamente un error.
Proceso paso a paso en el SIGAT
- Ingresa al portal SIGAT del INCES con las credenciales de la empresa.
- Registra la información de la nómina del trimestre: salarios totales pagados y utilidades pagadas a trabajadores, si aplica.
- Deja que el sistema calcule el 2% patronal sobre los salarios y el 0,5% de retención sobre las utilidades declaradas.
- Revisa los montos generados contra tu propio cálculo interno antes de confirmar.
- Paga dentro de los primeros 5 días hábiles del trimestre siguiente.
Plazos de declaración
La declaración y el pago del aporte al INCES deben realizarse dentro de los primeros 5 días hábiles de cada trimestre, y corresponden al trimestre inmediatamente anterior. Es decir: lo que se pagó entre enero y marzo se declara en los primeros 5 días hábiles de abril.
Ese plazo es corto y cae justo sobre el cierre de nómina de un mes nuevo, así que conviene llevar un calendario interno con las 4 fechas del año marcadas de antemano. Es la diferencia entre un trámite de 20 minutos y una declaración con mora.
Errores comunes
Los 3 que más se repiten:
- Confundir las bases de cálculo: aplicar el 2% patronal sobre las utilidades o el 0,5% sobre los salarios. Son conceptos distintos y no se cruzan.
- Declarar fuera del plazo trimestral, con los intereses y sanciones que eso acarrea.
- No ajustar la declaración cuando hubo pagos de utilidades fraccionadas a trabajadores que ingresaron o se retiraron durante el trimestre. Esos pagos también generan la retención del 0,5%, aunque la persona ya no esté activa.
Si quieres repasar los porcentajes de todas las retenciones obligatorias de nómina en un solo lugar, puedes ver nuestra guía sobre retenciones de nómina en Venezuela. Y si el trimestre incluyó un pago de utilidades fraccionadas, el cálculo de esa base está en cómo calcular las utilidades fraccionadas.